Vraagje, info, update, status
Vraagje, update, nieuws; dat vertelt je weinig over wat je kunt verwachten en wat er van jou gevraagd wordt.
Als er dan ook nog een e-mail volgt met veel tekst, vertraagt het de verwerking van de e-mail: je moet goed je best doen om te ontdekken welke bedoeling of vraag de verzender had. En dus is de verleiding groot zo’n e-mail toch maar weer te vlaggen of als ongelezen te markeren. Later nog een keer goed naar kijken! Herkenbaar?
Soms duurt het (te) lang, voordat je reactie krijgt op e-mails die je hebt verzonden.
Irritant, want je kunt zelf niet door met je werk en je moet een herinnering sturen. Even kijken in je Verzonden Items. Zie je daar wel goede onderwerpregels, waardoor je meteen weet welke e-mail het is?
Hoe zou het zijn als je met de deur in huis valt bij het schrijven van e-mails?
Bij het openen van de e-mail weet de ontvanger meteen wat je vraag of boodschap is. Bij verder lezen krijgt de ontvanger meteen alle verdere relevante informatie, waardoor een reactie naar jou zo gestuurd is.
Een mailtje is snel gestuurd
E-mail is snel.
Helemaal als je sneltoetsen gebruikt, is een mailtje zomaar verstuurd. Dat betekent ook dat je niet altijd de tijd neemt om goed na te denken over je boodschap. Zet je het even op de mail? En hup, weer een nieuw bericht. Dat levert niet de meest kernachtige e-mails op en dus ook geen kernachtige samenvatting in de onderwerpregel.
Je werkt van boven naar beneden bij het schrijven van een e-mail.
Eerst het veld Aan invullen, dan CC, dan onderwerp, dan tekst typen. Bijlagen erbij (als je die niet per ongeluk vergeet), en op verzenden klikken. Het is dan lastig om een samenvattende onderwerpregel te formuleren, want je tekst is nog niet getypt. De ontvanger moet daarna in de tekst zoeken naar de precieze vraag of boodschap.
Je denkt niet altijd na over het meest geschikte communicatiekanaal.
Iedereen heeft eigen voorkeuren. Chat is korter van aard dan e-mail. Telefoon of overleg leent zich beter voor het overleggen en bespreken. E-mail is handig voor zaken, waar niet direct een reactie op hoeft te komen en waar je eigen denkwerk al genoeg gevorderd is om een duidelijke vraag te stellen of informatie te geven. Als je voor al die zaken e-mail gebruikt, is het logisch dat niet alle e-mailtjes even duidelijk zijn.
Val met de deur in huis
Als je met de deur in huis valt, help je de ontvanger van de e-mail om de e-mail snel en goed te verwerken. Wel zo beleefd eigenlijk 🙂 Zo doe je dat.
- Denk eerst na over je doel. Nog voordat je gaat schrijven, bedenk je wat je belangrijkste vraag of boodschap is. Wat wil je de ontvanger(s) vertellen? Als je het niet weet, is het (nog) geen e-mail. Dan heb je zelf eerst nog denkwerk te doen of is het handiger even te overleggen.
- Schrijf per onderwerp een e-mail. Eén onderwerp per e-mail maakt verwerking van de e-mail voor de ontvanger makkelijker én maakt het makkelijker een samenvattende onderwerpregel te maken.
- Schrijf in één zin je vraag of belangrijkste boodschap op. Begin je e-mail met die zin en gebruik die in compacte vorm ook voor de onderwerpregel. Zo is het voor de ontvanger meteen duidelijk waar het om gaat.
- Geef daarna toelichting op je vraag of mededeling. Door te beginnen met de samenvatting in 1 zin is het voor de ontvanger makkelijk de tekst op waarde te schatten en te gebruiken om een betere beslissing over deze e-mail te nemen.
Voor de gevallen waarin anderen deze adviezen nog niet hebben opgevolgd en je dus zelf onduidelijke mailtjes ontvangt:
- Vraag de verzender wat de vraag eigenlijk is. Als voor jou niet (snel) helder is wat je ermee moet, kan je dat natuurlijk terugleggen bij de afzender. Wat is je vraag aan mij hierover? Er zijn allerlei formuleringen te bedenken om de afzender te vragen met een duidelijkere boodschap over de brug te komen.
Val met de deur in huis als je de volgende keer een e-mail verstuurt. Begin je e-mail met de samenvatting of vraag en zet die ook in de onderwerpregel.
