Onderdeel van meereffect

Stroomlijn je e-mailgebruik

Gebruik de uitgangspunten hieronder om e-mail als communicatiemiddel effectief in te zetten. Het zal frictie en weerstand verminderen, waardoor je sneller je doel bereikt. Stroomlijn je e-mailgebruik.

Gebruik e-mail alleen als dat het juiste communicatiemiddel is

E-mail is niet geschikt als:
> er emoties in het spel zijn (bel of loop binnen)
> als je heel veel informatie te delen hebt (maak een document)
> als je bericht urgent is (bel of loop binnen).

Iemand informatie sturen, een update mailen, een antwoord of relatief eenvoudige vraag stellen? Dan is een e-mail een uitstekende keuze!

Wees kort en bondig

Minder is meer! Minder tekst maar precies de juiste tekst heeft veel meer impact, dan een lange e-mail, waarvan de ontvanger het lezen misschien uitstelt. Tot de kern te komen geeft blijk van respect voor de tijd en aandacht van de ontvanger.

Maak voor één onderwerp één e-mail

Eén onderwerp per mail maakt het de ontvanger makkelijker de mail te beantwoorden of er bijvoorbeeld een taak van te maken.

Heb je binnen één onderwerp een aantal opmerkingen of vragen, nummer deze dan.

Maak een compacte, heldere onderwerpregel

Zorg dat de onderwerpregel de hele e-mail samenvat en een gevraagde actie bevat. De e-mailtekst biedt meer context, als dat nodig is. Kom je niet tot een precieze, concrete onderwerpregel, dan is wat je wil communiceren waarschijnlijk nog niet doordacht genoeg. Pas bij e-maildiscussies waarvan het onderwerp verandert de onderwerpregel aan.

Gebruik CC alleen om mensen te informeren

CC betekent dat de ontvanger deze informatie waarschijnlijk wil hebben maar er geen actie op hoeft te nemen. Leg bovenaan in de e-mailtekst uit waarom iemand in de CC staat.

Wees kritisch met ‘antwoord aan allen’

Ga na of iedereen in het Aan- en CC-veld daar terecht staat. Pas anders aan, zodat niemand overbodige e-mails krijgt.

Maak een compacte handtekening met de hoogstnoodzakelijke contactgegevens

Heb voor je eerste e-mail een handtekening met naam, functie, telefoonnummer en bij vervolgmails alleen naam en telefoonnummer. Inspirerende quotes, de aansporing deze e-mail niet te printen, lange disclaimers in meerdere talen zijn meestal overbodige tekst.

Gebruik links in plaats van bijlagen

Bijlagen maken e-mailinboxen vol en zorgen voor het vermeerderen van eenzelfde bestand. Neem een link op naar een bestand. Liefst op een plaats waar je samen in dat bestand kunt werken.

Wil je verder aan de slag met het stroomlijnen van je communicatie? Kijk dan of onze Streamline Certified training wat voor jou is!