Onderdeel van meereffect

Minder vergaderen in 5 stappen

mensentafelrood

Yes, weer tijd voor een vergadering

Herken je dit? Je zit in de zoveelste vergadering. Een aantal mensen is druk bezig op hun telefoon, ze hebben duidelijk geen zin om hier te zijn. Bijna niemand heeft zich voorbereid en de actiepunten van de vorige vergadering zijn nog niet uitgevoerd. Het onderwerp van de vergadering is al lang uit het oog verloren en er wordt van alles bijgehaald. Aan het eind is het eigenlijk niemand duidelijk wie wat gaat doen. Heb jij al zin in de vergadering volgende week?

Hopelijk is het niet zo erg als hier wordt beschreven. Maar de meeste mensen die regelmatig vergaderen, herkennen vast wel een aantal punten.

De beste vergadering is geen vergadering

Hoe fijn zou het zijn als je veel minder vergaderingen hebt en dat de vergaderingen die je hebt, kort, krachtig en effectief zijn! Je krijgt er energie van, je ervaart dat je waarde toevoegt door je aanwezigheid en samen met je collega’s krijg je in korte tijd weer veel gedaan.

Waar vergaderingen heen gaan om te sterven

Eén van de redenen waarom veel vergaderingen niet werken, is dat mensen niet beseffen dat er verschillende soorten vergaderingen zijn. Ze weten niet in welke categorie een vergadering valt dus ze kunnen daarom lastig ingrijpen als een vergadering ontspoort. Je hebt verschil tussen een periodiek overleg en een specifiek ingepland overleg, maar ook kun je overleggen om te brainstormen, mensen te informeren of een beslissing te nemen.

Zodra duidelijk is wat voor soort vergadering het is, kun je (per agenda)punt bepalen wie de eigenaar van het punt is en wat de gewenste uitkomst is. Helaas is vaak zowel de gewenste uitkomst als de eigenaar onduidelijk. Dat is vragen om problemen.

Te vaak gebeurt het dat er mensen bij een overleg zitten die geen waarde toevoegen aan het overleg. Het kost hen tijd en zij kosten de vergadering tijd.

Wellicht is de grootste irritatie bij een overleg  het fenomeen dat mensen regelmatig slecht of niet voorbereid bij een vergadering binnenlopen. Dit is zo gewoon geworden dat het meestal wordt gedoogd. Of de manager is net zo schuldig en kan hier dus met goed fatsoen niets van zeggen.

5 tips om je vergadering veel effectiever te maken

  • Probeer eens de frequentie van een periodiek overleg te verlagen en kijk hoe dat bevalt. Als alternatief kun je natuurlijk ook het overleg korter maken.
  • Bepaal per agendapunt wie verantwoordelijk is, wat de gewenste uitkomst is en hoeveel tijd er voor dit punt beschikbaar is.
  • Als het doel van een vergaderpunt is om een beslissing te maken, sta dan geen nieuwe oplossingen, vragen of discussie toe. Als mensen zich hadden voorbereid was dit al voor de vergadering aan bod gekomen. Stuur gerust mensen weg die zich niet voorbereid hebben.
    En punten die de eigenaar niet heeft voorbereid… die sla je gewoon over. Dat scheelt meteen weer tijd.
  • Als niet iedereen bij elk punt betrokken is, splits het overleg dan op. Of parkeer de punten waar niet iedereen bij betrokken is aan het eind zodat een deel van de aanwezigen eerder weg kan uit het overleg.
  • Als niet duidelijk is waarom jij bij een overleg zit… vraag dit dan vooraf. Misschien ben je uitgenodigd omdat ze je niet voor je hoofd wilden stoten, of omdat je er altijd bij zit.
    Aan de andere kant ben je misschien uitgenodigd voor je unieke perspectief. Dat is dan toch ook fijn om te weten en helpt het jou om vanuit die kracht waarde toe te voegen.

Blijven stroomlijnen

Blijf niet langer tijd verspillen en begin nu met het stroomlijnen van je vergaderingen! Tijdens onze Streamline Certified training leren we hoe je alle vormen van communicatie optimaliseert. Je leert hoe je structureel je vergaderingen stroomlijnt, maar ook hoe je dit doet met je communicatie per e-mail, je presentaties en documentbeheer.

Doe mee aan ons gratis webinar en beoordeel zelf of Streamline Certified iets voor jou is!

,

Alle blogberichten