Onderdeel van meereffect

Mails die werken

wijzen rood kopie

Niks gedaan… mission accomplished

Krijg jij ook wel eens van die mails waarbij je je afvraagt wat de zender ermee hoopte te bereiken? Er zit geen vraag in, geen opdracht, geen informatie die voor jou belangrijk is. Natuurlijk kwam je pas tot deze conclusie na het lezen van deze uitgebreide mail. Eigenlijk had de afzender deze mail net zo goed niet gestuurd kunnen hebben. Dat had jou tijd en irritatie bespaard en aangezien de mail geen doel had was dit doel sowieso bereikt.

Nu zal jij dit natuurlijk zelf niet doen. Toch? Jij hebt wel een duidelijk doel voor ogen met je mails. Maar wordt dit doel altijd bereikt?
Misschien toch handig om twee seconden na te denken wat je kunt doen om de kans te vergroten dat jouw doel daadwerkelijk wordt bereikt.

De wereld op zijn kop

Met e-mail is namelijk iets raars gebeurd: vroeger (in de tijd van briefpost) kostte het vooral de zender tijd, moeite en energie om informatie te sturen. Hier werd dus goed over nagedacht. Nu kun jij in nog geen twee seconden tientallen collega’s opzadelen met tientallen minuten aan (lees)werk.

Het is dus makkelijk geworden om veel te zenden. Dat merk je aan alles. Te pas en te onpas worden de ‘cc’ en ‘reply to all’ opties gebruikt.

“Ik schrijf je een lange brief, want ik heb geen tijd voor een korte.” – Blaise Pascal

Jij hebt een doel met je e-mail, waarschijnlijk wil je iets van de ander gedaan krijgen. Een lange en onduidelijke mail vergroot je kansen niet echt. Zeker niet aangezien jouw mail heeft te concurreren tegen honderden andere e-mails. Het is dus verstandig om te doen wat je kan, om de kans op succes te vergroten.

Stel jezelf daarom eens de volgende vragen als je een e-mail gaat versturen:

  • Als ik de mail teruglees, is mij het doel van deze mail dan duidelijk?
  • Blijkt uit de onderwerp-regel waar de mail over gaat?
  • Kan de ontvanger in één oogopslag zien wat er van hem of haar wordt verwacht?
  • Als je het als brief had moeten versturen, zou de tekst dan hetzelfde zijn?
  • Zou jij blij zijn als je deze mail zou ontvangen?

Als het eerste schaap over de dam is

Als je deze vragen blijft doorlopen, zul je al een flinke verbetering zien in wat jij met je mails voor elkaar krijgt. Natuurlijk wordt het pas echt feestelijk wanneer je collega’s ook op deze manier gaan werken.

Het is slechts één klein aspect van de positieve verandering die de Streamline Certified training voor jou en je organisatie kan betekenen.
Streamline Certified gaat over veel meer, we helpen je om alle vormen van communicatie te verbeteren.

Doe mee aan ons gratis webinar en beoordeel zelf of Streamline Certified iets voor jou is!

Alle blogberichten