Dan is iedereen weer op de hoogte
De voorzitter opent de vergadering. Het eerste punt op de agenda is vooral voor de buitendienst interessant, dus de binnendienst kijkt toe.
Voorzichtig gaat een binnendienst laptop open om heel even de mail te checken, terwijl de vergadering doorgaat. Punt twee is eigenlijk alleen voor het management relevant, maar dan is iedereen uit het team maar weer op de hoogte.
Maandag 9:00 uur is de wekelijkse statusvergadering. Eén uur en iedereen weet weer waar iedereen mee bezig is.
Hoe weet je anders waar alle twaalf teamleden zoal mee bezig zijn? En uiteraard loopt de bespreking weleens uit, maar wat wil je met zo’n grote groep.
Stel je eens voor dat je besprekingen had met een kleine, compacte groep.
Een bespreking met alleen de deelnemers die allemaal een belang hebben bij het bespreekpunt. Die allemaal gedreven zijn, voorbereid zijn en met elkaar tot beslissingen willen komen.
De wekelijkse statusbespreking
Veel vergaderingen worden voor een heel team gepland.
Immers, als er iets in het team speelt en er wordt over gesproken, dan wil je niemand uitsluiten en iedereen op de hoogte houden. En wie weet wat iemand nog kan toevoegen?
In veel organisaties is een vergadering plannen, of nog dynamischer: inschieten, een reflex geworden. Iets delen? Een vergadering!
De dagelijkse of wekelijkse bijeenkomsten zijn op veel plekken gewoonten geworden. Niet dat er altijd echt iets te bespreken is of dat bespreken de meest effectieve of efficiënte manier is om elkaar te informeren.
Minder is meer
- Als je bij een bespreking aanwezig bent en je hebt geen belang bij dat bespreekpunt, dan is dat zonde van jouw tijd. Het is de vergadertegenhanger van e-mail ge-CC. Uiteraard steek je er wat van op en ben je geïnformeerd, maar dat kan efficiënter met een verslagje achteraf. Als iemand je bijpraat gaat dat met circa 130 woorden per minuut. Een gemiddelde lezer haalt het dubbele aantal woorden per minuut. Dus vervang waar mogelijk bijpraten door geschreven uitwisseling.
- Maak van een teambespreking met een lange agenda meerdere korte besprekingen en kijk per agendapunt wat het doel ervan is en wie er om dat doel te bereiken nodig zijn. Wie niet direct nodig is, mag (of moet) wegblijven. Minder aanwezigen betekent meer aandacht, meer betrokkenheid, meer wezenlijke interactie.
- Het is misschien in eerste instantie meer moeite om meer en beter geplande besprekingen te plannen, maar het bespaart tijd en voorkomt frustraties. De organisator van de vergadering moet bewuste keuzes maken, maatwerk bieden en dat kost tijd. Maar het loont, zoveel is zeker.
- Zorg voor een energieke setting en voorkom klassiek vergadergedrag. Staan bij een whiteboard of flip-over met een klein groepje is veel dynamischer en actiever dan zitten met koffie, laptops en een paar dominante deelnemers die de tijd volpraten. Uit onderzoek blijkt dat zodra een bespreking een vergadering heet, deelnemers indirecter en abstracter gaan praten.
- Korte besprekingen vragen stiptheid dus de start- en eindtijd zijn hard. Dat is op veel plekken wennen, maar als het eenmaal een gewoonte is, wil je niet anders.
- Zorg dat er in de tijd tussen besprekingen ruimte zit voor deelnemers. Die ruimte is bedoeld om actielijsten bij te werken, aantekeningen te maken, even te ontspannen of te evalueren. Dus geen kop-staartvergaderdag.
- Maak voor een team, afdeling of projectgroep een protocol voor besprekingen en leg vast hoe je die zo goed mogelijk doet. Bekijk kort voor en na elke bespreking of het in lijn met het protocol was. Zo nee, welke acties komen daaruit?
- Plan ook bijeenkomsten met een sociaal karakter of om aan teameffectiviteit te werken. Het lijkt misschien of alle lol en informele momenten taboe zijn, maar dat is beslist niet zo. Laat dat van bepaalde bijeenkomsten dan ook het eerste en enige doel zijn.
Bekijk de agenda van de eerstvolgende bespreking die je hebt en ga na of ieders aanwezigheid in die bespreking ook echt iets toevoegt.
